Fahrtenbuch: 5 Vorlagen, Muster & Beispiele

Ein Fahrtenbuch dokumentiert die Nutzung eines Fahrzeugs. Sowohl ein Angestellter als auch ein Selbstständiger profitieren von der Führung eines Fahrtenbuchs, da sie damit die Nutzung ihres Firmenwagens für steuerliche Zwecke nachweisen können. Das kann insbesondere für die Steuererklärung wichtig sein, um private und berufliche Fahrten auseinanderzuhalten. Ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch bietet zahlreiche Vorteile im Hinblick auf Steuern, da es hilft, die Steuerlast zu optimieren und steuerliche Vorteile wie die Fahrtenbuchmethode gegenüber der 1%-Regelung zu nutzen.

Allerdings ist der Aufwand für die detaillierte Dokumentation der Fahrten nicht zu unterschätzen – dieser Aufwand kann sich jedoch durch die erzielten steuerlichen Vorteile lohnen. Wann ein Fahrtenbuch benötigt wird und wie man eines führt, erfährst du in diesem Beitrag – inklusive Beispielen.

Einführung in das Fahrtenbuch

Übersichtstabelle: Wichtige Angaben im Fahrtenbuch

Diese Tabelle bietet eine kompakte Übersicht über die wichtigsten Angaben, die in einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch enthalten sein müssen. Sie hilft dabei, die Dokumentation übersichtlich und vollständig zu gestalten und erleichtert die Einhaltung der Anforderungen des Finanzamts.

Ein Fahrtenbuch ist für viele Selbstständige und Angestellte mit Firmenwagen ein unverzichtbares Werkzeug. Es dokumentiert die Nutzung des Fahrzeugs und liefert dem Finanzamt einen lückenlosen Nachweis über alle dienstlichen und privaten Fahrten. Die korrekte Führung eines Fahrtenbuchs ist entscheidend, damit die steuerliche Anerkennung der Fahrtkosten gelingt und der Anteil der privaten Nutzung des Fahrzeugs exakt erfasst werden kann.

Gerade bei der Nutzung eines Firmenwagens verlangt das Finanzamt genaue Angaben zu jeder einzelnen Fahrt. Nur so kann die steuerliche Absetzung der Kosten für das Fahrzeug ordnungsgemäß erfolgen. Eine übersichtliche Fahrtenbuch-Vorlage hilft dabei, alle erforderlichen Angaben wie Datum, Zweck der Fahrt, Kilometerstände und Route systematisch zu erfassen. Das minimiert Fehlerquellen und sorgt dafür, dass das Fahrtenbuch den Anforderungen der Finanzbehörden entspricht.

Ob für die eigene Buchhaltung oder als Nachweis gegenüber dem Finanzamt: Die gewissenhafte Führung eines Fahrtenbuchs ist für Selbstständige und Unternehmen ein wichtiger Teil der täglichen Organisation. Mit einer passenden Vorlage gelingt die Dokumentation einfach und effizient – und Sie sind auf der sicheren Seite, wenn es um die steuerliche Anerkennung Ihrer Fahrten geht.

Fahrtenbuch: Vorlagen und Muster

Wenn du ein Fahrtenbuch führen möchtest oder musst, findest du hier passende Vorlagen, die du als Vorlage kostenlos per Download herunterladen und ausdrucken kannst. Lade dir eine Vorlage für ein reguläres, ausführliches Fahrtenbuch zur Dokumentation dienstlicher Fahrten herunter. Außerdem findest du für ein vereinfachtes Fahrtenbuch Vorlagen, wenn du aufgrund deiner Berufsgruppe kein detaillierteres Fahrtenbuch führen musst.

Alle Fahrtenbuch-Vorlagen stehen dir als kostenloser Download zur Verfügung und eignen sich ideal für die steuerliche Dokumentation.

Alternativ zu den klassischen Vorlagen gibt es auch digitale Tools als praktische Alternative, die die Fahrtenbuchführung erleichtern und automatisieren können.

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Wann braucht man ein Fahrtenbuch?

Aus welchen Gründen muss man überhaupt ein Fahrtenbuch führen? Das kann zum Beispiel von dem oder der Arbeitgeber/in so vorgegeben sein. Dadurch behält das Unternehmen einen Überblick darüber, wer wann welches Pool-Fahrzeug genutzt hat. Das macht es nicht nur einfacher, zu klären, wer einen möglichen Schaden verursacht hat, sondern dient auch als Nachweis, welche Tätigkeiten ein/e Mitarbeiter/in in einem bestimmten Zeitraum ausgeübt hat. Besonders bei der Dokumentation von Dienstfahrten ist es wichtig, die verschiedenen Zwecke der Fahrten festzuhalten, um betriebliche und steuerliche Anforderungen zu erfüllen.

In anderen Fällen hängt die Notwendigkeit, ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu führen, mit der Steuer zusammen. So nutzen zum Beispiel Arbeitnehmer/innen oder Selbständige einen Firmenwagen oft zumindest teilweise auch privat. Ein Fahrtenbuch beim Dienstwagen dient dann dazu, den Anteil der privaten beziehungsweise betrieblichen Fahrten mit dem betreffenden Fahrzeug genau zu dokumentieren. Dabei ist es nach Regel der steuerlichen Vorschriften erforderlich, zwischen Privatfahrten und Dienstfahrten zu unterscheiden, den Anlass und die Dauer jeder Fahrt lückenlos zu erfassen und so die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten.

Das Finanzamt kann ein Fahrtenbuch verlangen

Das Dienstwagen-Fahrtenbuch kann vom Finanzamt verlangt werden, wenn die/der Nutzer/in die genauen Kosten der dienstlichen Fahrzeugnutzung steuerlich geltend machen möchte. Neben der klassischen Fahrtenbuchführung gibt es die sogenannte 1-Regelung, auch als Ein-Prozent-Regelung bekannt. Diese Methode stellt eine pauschale Möglichkeit zur Versteuerung der privaten Nutzung dar, bei der pro Monat ein Prozent des Bruttolistenpreises des Autos als privater Nutzungswert angesetzt wird. Die Wahl zwischen der 1-Regelung und dem Fahrtenbuch ist eine Alternative, wobei die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nach den Vorgaben des Bundesfinanzministeriums und der Finanzämter besonders streng sind. Sollen die exakten Kosten abgerechnet werden, geht das nur mit einem detaillierten Fahrtenbuch, welches den Anforderungen des Finanzamts entspricht.

Außerdem kann ein Fahrtenbuch erforderlich sein, wenn es zu einer Ordnungswidrigkeit gekommen ist und der Fahrer des Autos nicht ermittelt werden konnte. Das Führen eines Fahrtenbuchs kann dann behördlich angeordnet werden, damit künftig nachvollziehbar ist, wer den Wagen wann gefahren hat. Verpflichtend ist das Führen eines Fahrtenbuchs zudem bei roten Kennzeichen. Zu beachten ist, dass die Finanzämter unterschiedliche Anforderungen an die Anerkennung von Fahrtenbüchern stellen und es Alternativen zur klassischen Fahrtenbuchführung gibt.

Ein Fahrtenbuch richtig führen

Wer bisher kein Fahrtenbuch führen musste, ist oft verunsichert: Wie führt man ein Fahrtenbuch richtig? Welche Angaben muss man machen, worauf kann man verzichten? Hier helfen die Hinweise zur Bewertung von Sachbezügen in den Lohnsteuerrichtlinien weiter. Für einen ordnungsgemäßen Fahrtennachweis ist es entscheidend, dass alle relevanten Daten vollständig und unveränderbar dokumentiert werden.

Demnach gilt für betriebliche Fahrten:

Im Kfz-Fahrtenbuch müssen neben dem/r Fahrer/in das Datum der Fahrt, der Kilometerstand zu Beginn (Start) und Ende der Fahrt, das Reiseziel sowie die Orte, zwischen denen man sich bewegt hat, im Buch festgehalten werden. Im Fahrtenbuch für das Finanzamt ist wichtig, dass die Adressen genau notiert werden – also auch Straße und Hausnummer, nicht nur die Stadt. Außerdem muss aus dem Fahrtenbuch hervorgehen, warum man das Fahrzeug genutzt hat, zum Beispiel für einen Termin. Falls der/die Fahrer/in Umwege genommen hat, sollte aus dem Fahrtenbuch hervorgehen, warum diese nötig waren.

Ein gut geführtes Fahrtenbuch liefert auf einen Blick alle relevanten Informationen und verschafft so einen Vorteil bei der Organisation und Steueroptimierung.

Anforderungen an ein Fahrtenbuch: Lückenlose Dokumentation erforderlich

Die Anforderungen an das Fahrtenbuch zur Dokumentation privater Fahrten sind deutlich geringer; hier reicht es aus, die Kilometerangaben am Anfang und Ende der Fahrt im Fahrtenbuch aufzuschreiben. Zweck und Orte von Fahrten müssen nicht angegeben werden.

Auch Fahrten zwischen Wohn- und Arbeitsstätte können in steuerlicher Hinsicht von Interesse sein. Zu ihrer Dokumentation bedarf es der Kilometerangaben im Fahrtenbuch, außerdem muss der Zweck der Fahrt notiert werden.

Es ist wichtig, dass die Dokumentation im Fahrtenbuch vollständig und genau erfolgt. Es ist nicht zulässig, einzelne Einträge nachträglich zu verändern. Ebenso wenig dürfen Sie mehrere Tage in einem Eintrag zusammenfassen, auch wenn Sie den Wagen im gesamten Zeitraum genutzt haben. In diesem Fall schreiben Sie jeweils einzeln auf, wann Sie wohin unterwegs waren und welchen Zweck die Fahrten hatten.

Fahrtenbuch für die Steuer – oder doch die 1-Prozent-Regelung nutzen?

Viele Arbeitnehmer/innen und Unternehmer/innen fragen sich, was günstiger ist – die 1-Prozent-Regelung nutzen oder die Fahrten doch genau dokumentieren und ein Fahrtenbuch für private Fahrten und berufliche Fahrten führen? Damit das Fahrtenbuch steuerlich anerkannt wird, müssen die Angaben den Vorgaben des § 8 Abs. 2 EstG (8 abs 2 estg) entsprechen. Das lässt sich nicht pauschal sagen. Es kommt darauf an, welche Kosten Sie für die Abschreibung des Wagens absetzen können, für Benzinkosten, Versicherung und Wartung.

Rechnen Sie jeweils aus, welche Summen Sie in der Steuererklärung bei beiden Modellen angeben könnten. So sehen Sie schnell, welcher Betrag günstiger im Einzelfall ist.

Wichtig: Das Finanzamt prüft Fahrtenbücher oft sehr genau und gleicht die Einträge mit anderen Belegen und Rechnungen ab. Gibt es Unstimmigkeiten, steht es dem Finanzamt frei, das Fahrtenbuch als Nachweis über die Nutzung eines Fahrzeugs nicht anzuerkennen. In diesem Fall kommt die 1-Prozent-Regelung automatisch zur Anwendung.

Fahrtenbuch ausfüllen: elektronisch oder handschriftlich?

Klassischerweise wird ein Fahrtenbuch handschriftlich geführt. Es sind spezielle Hefte erhältlich, die schon Felder für die gefragten Angaben haben. Außerdem können Sie sich Fahrtenbuch-Vorlagen aus dem Internet herunterladen und ausdrucken. Sie können das Fahrtenbuch einfach im Wagen liegenlassen und es sich zur Angewohnheit machen, am Anfang und Ende jeder Fahrt einen Eintrag zu machen.

In Zeiten der Digitalisierung spielen auch elektronische Fahrtenbücher eine immer größere Rolle. Grundsätzlich kann es eine Option sein, ein Fahrtenbuch digital zu führen. Wichtig ist dabei, dass die Daten im Fahrtenbuch jederzeit zur Verfügung stehen müssen, um den Anforderungen des Finanzamts zu entsprechen. Aber Vorsicht: Sie haben keine Garantie dafür, dass das Finanzamt ein elektronisches Fahrtenbuch, etwa mithilfe einer App, akzeptiert. Außerdem kann es zu Fehlern bei der Dokumentation kommen, für die im Zweifel Sie verantwortlich sind.

Kann man für ein Fahrtenbuch Excel nutzen? Das kommt zwar immer wieder vor, ist aber keine gute Idee. Sie können zwar eine Tabelle bei Excel anlegen und sie dann ausdrucken. Es bei einem digitalen Excel-Dokument zu belassen ist jedoch riskant. Das hat einen simplen Grund: Fahrtenbücher in Excel sind nicht konform mit den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD.

Das hängt damit zusammen, dass Einträge in Excel nachträglich verändert werden können, ohne dass dies für das Finanzamt ersichtlich ist. Aus diesem Grund werden die meisten Fahrtenbücher, die als Excel-Tabelle eingereicht werden, vom Finanzamt nicht als Nachweis der Fahrzeugnutzung akzeptiert. Wenn Sie das Fahrtenbuch elektronisch führen möchten, nutzen Sie also lieber eine spezielle Software – mit der richtigen Vorlage kann dabei fast nichts mehr schiefgehen.

Fahrtenbuch: Beispieleinträge

Wie können Einträge in einem Fahrtenbuch konkret aussehen? Muss für einen Firmenwagen ein Fahrtenbuch geführt werden, könnte es etwa die folgenden Beispieleinträge enthalten:

Beispieleintrag 1

• Fahrer/in: Max Muster
• Datum: 01.08.2021
• Route: Musterstraße 1, Musterstadt nach Musterweg 7, Musterdorf
• Kilometerstand zu Beginn der Fahrt: 10.000
• Kilometerstand am Ende der Fahrt: 10.022
• Fahrtbeginn Uhrzeit: 14.15 Uhr
• Fahrtende Uhrzeit: 14.45 Uhr
• Geschäftliche/private Fahrt: geschäftlich
• Zweck der Fahrt: Baustellenbegehung

Beispieleintrag 2

• Datum: 01.07.2021
• Fahrtbeginn: 13:30 Uhr
• Fahrtende: 14:10 Uhr
• Fahrstrecke: Musterweg 15, Musterdorf, über Musterstadt zur Musterstraße 30, Musterort
• Fahrer/in: Susanne Mustermann
• Zweck der Fahrt: Besuch beim Kunden Herr Meier zur Besprechung des Projekts XY
• Kilometerstand bei Abfahrt: 85.713
• Kilometerstand bei Ende der Fahrt: 85.750
• Gefahrene Kilometer: 37
• Art der Fahrt: dienstlich

Die Bedeutung der Menge der Fahrten im Fahrtenbuch

Ein oft unterschätzter Aspekt bei der Führung eines Fahrtenbuchs ist die genaue Erfassung der Menge der Fahrten. Dies betrifft sowohl die Anzahl der einzelnen Fahrten als auch die Gesamtdauer und die zurückgelegte Strecke. Die Menge der Fahrten spielt eine wichtige Rolle, um einen nachvollziehbaren und lückenlosen Fahrtennachweis zu gewährleisten, der den Anforderungen des Finanzamts entspricht.

Je mehr Fahrten in einem Fahrtenbuch dokumentiert werden, desto detaillierter lässt sich die Nutzung des Fahrzeugs nachweisen. Besonders bei Selbstständigen oder Unternehmen, die ihr Fahrzeug intensiv für berufliche Zwecke einsetzen, ist eine präzise Aufzeichnung der einzelnen Fahrten essenziell. Dabei ist es wichtig, jede Fahrt einzeln und zeitnah zu erfassen, um eine spätere Nachvollziehbarkeit zu garantieren. Das Finanzamt verlangt, dass keine Fahrten ausgelassen oder zusammengefasst werden, da dies zu einer Nichtanerkennung des Fahrtenbuchs führen kann.

Neben der Menge der Fahrten ist auch die korrekte Angabe der Start- und Endkilometerstände bei jeder Fahrt von großer Bedeutung. Die Endkilometerstände, auch Endkilometer genannt, markieren den Kilometerstand am Ende einer jeden Fahrt und sind eine wesentliche Grundlage für die Berechnung der gefahrenen Kilometer. Diese Angaben helfen dabei, die Gesamtkilometerzahl genau zu bestimmen und die private sowie berufliche Nutzung des Fahrzeugs sauber zu trennen.

Darüber hinaus ermöglicht die genaue Erfassung der Menge der Fahrten eine bessere Kontrolle und Planung der Fahrzeugnutzung im Unternehmen. So lassen sich beispielsweise Stoßzeiten erkennen, in denen besonders viele Fahrten anfallen, oder es können Fahrten gebündelt werden, um den Aufwand zu reduzieren. Dies trägt nicht nur zur Effizienzsteigerung bei der Nutzung des Fahrzeugs bei, sondern kann auch helfen, Kosten zu sparen.

Für Angestellte und Selbstständige ist es daher ratsam, bei der Führung eines Fahrtenbuchs auf eine vollständige und lückenlose Dokumentation der Menge der Fahrten zu achten. Eine geeignete Fahrtenbuch Vorlage, die alle notwendigen Felder für Start- und Endkilometerstände sowie für die Anzahl und den Zweck jeder Fahrt enthält, erleichtert diese Aufgabe erheblich.

Insgesamt trägt die sorgfältige Erfassung der Menge der Fahrten im Fahrtenbuch wesentlich dazu bei, die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu erfüllen, steuerliche Vorteile zu sichern und gegenüber dem Finanzamt einen klaren Nachweis über die Nutzung des Fahrzeugs zu erbringen.

Fazit

Ein Fahrtenbuch ist ein unverzichtbares Instrument für Selbstständige und Angestellte, die ihren Firmenwagen sowohl beruflich als auch privat nutzen. Die sorgfältige und ordnungsgemäße Führung eines Fahrtenbuchs ermöglicht es, den Anteil der privaten Nutzung genau zu dokumentieren und somit steuerliche Vorteile gegenüber der pauschalen 1-Prozent-Regelung zu nutzen. Dabei ist es wichtig, alle Fahrten lückenlos und nachvollziehbar zu erfassen, um den Anforderungen des Finanzamts gerecht zu werden. Ob handschriftlich oder elektronisch geführt – die Wahl der Methode sollte stets die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben sicherstellen. Mit einer passenden Vorlage, wie einer Excel Fahrtenbuch Vorlage oder einem klassischen Muster, gelingt die Dokumentation einfach und effizient. So sparen Unternehmen und Selbstständige nicht nur Zeit, sondern auch bares Geld bei der Steuer.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)